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Skill Management Systems vs. Excel

by Apr 11, 2022Competence Management

Skill Managementsysteme sind verschieden und nicht immer kompatibel. Durch die beiden Artikel zu Skill Management in Excel und Professionelle Skill Managementsysteme wurde schon einiges an Basiswissen zu verschiedenen Systemen im Skill Management erläutert. Doch nun stellt sich die Frage: Welches Skill Managementsystem ist für welche Organisation am besten geeignet? Wie auf so viele Dinge im Leben ist hier die Antwort: kommt darauf an. Bei erstmaligem Einstieg in das Skill Management setzen Organisationen gerne auf selbsterstellte Matrizen, um ihre Skill Matrix an ihre persönlichen Bedürfnisse anzupassen. Desto mehr Organisationen wachsen, desto eher wird auf Skill Managementsysteme zurückgegriffen.

Es gibt somit keine Regeln, welche man bei der optimalen Wahl eines Skill Managementsystems befolgen kann. Doch wir haben diesen Guide zusammengestellt, in dem wir Skill Managementsysteme mit Excel vergleichen um Hilfe bei der Suche nach dem geeigneten System zu bieten.

Vorbereitende Fragen

Bevor man sich auf die Suche nach einer Lösung für das Skill Management macht, sollte man sich klar werden wieso so eine Lösung in die Organisation implementiert werden soll. Dafür sollten zumindest folgende Fragen geklärt werden:

Wofür möchte ich ein Kompetenzmanagementlösung einsetzen?

Welche Anforderungen habe ich an so eine Lösung?

Welche Kapazitäten habe ich für die Verwaltung eines Systems zur Verfügung?

In welchem Rahmen liegt mein Budget?

Nachdem die eben gestellten Fragen beantwortet wurden, hat man einen guten Überblick um die Suche nach einer geeigneten Lösung zu starten.

Größte Unterschiede zwischen Skill Managementsystemen und Excel

Professionellen Skill Managementsystemen und Excel Lösungen sind beides digitale Lösungen, um Kompetenzmanagement zu betreiben. Sie können beide einen Überblick über die Kompetenzen der Mitarbeitenden liefern und bei Entscheidungen in der Organisation unterstützen. Jedoch gibt es einige grundlegenden Unterschiede zwischen professionellen Skill Managementsystemen und einer Excel Lösung.

Implementierung: Excel ist in Organisationen meist standardmäßig im Gebrauch, weshalb eine Implementierung nicht mehr nötig ist, bloß das Erstellen bzw. Einrichten eines Skill Management Templates.

Umfang: beide Lösungen haben die Kapazitäten, um große Datenmengen unterzubringen, jedoch scheitert Excel schneller an einer übersichtlichen Darstellung von vielen Daten.

Komplexität: komplexere Zusammenhänge können in Softwarelösungen meist problemlos dargestellt werden. Mit Excel stößt man hier bald an die Grenzen des Systems.

Schnittstellen: Die Anbindung zu anderen Personalmanagement Systemen ist für Kompetenzmanagementsysteme meist möglich, um beispielsweise Zertifikate hochladen zu können. Für Excel gibt es die Angeführte Möglichkeit nicht.

Vor- und Nachteile

Wir haben die größten Vor- und Nachteile von Skill Managementsystemen und Excel Lösungen für Skill Management übersichtlich in der untenstehenden Grafik zusammengetragen.

Warum eine Excel Skill Matrix auf lange Sicht nicht vorteilhaft ist

Wenn es darum geht, Skill Management auf das nächste Level zu bringen wird eine Skill Matrix in Excel nicht mehr reichen, weil:

  • Wenn es darum geht, die Skill Matrix aktuell zu halten und die Organisation womöglich wächst, immer mehr Mitarbeiter aufgenommen werden und neue Fähigkeiten dazu kommen, kann seine Excel Skill Matrix schnell unübersichtlich
  • Auch wenn für gewisse Fähigkeiten Zertifikate notwendig sind, ist es bei Excel nicht möglich dieses hochzuladen und bei dem Skill zu hinterlegen. Hier wäre auch eine Schnittstelle zu anderen Personalmanagement Softwarelösungen nötig.
  • In Excel gibt es keine Berechtigungssysteme, weshalb eine Abhängigkeit von der Verwaltenden Person gegeben ist. Dies macht auch eine Selbstverwaltung mit Excel nicht einfach realisierbar.
  • Die Darstellung von Abhängigkeiten, Kompetenzen und Voraussetzungen zu anderen Skills ist nur schwer bis gar nicht umsetzbar.

Zusammenfassend würden wir für Organisationen welche Skill Management integrieren und effektiv nutzen möchten ein professionelles System empfehlen. Skilltree ist so ein System – hier erfährst du mehr.

Über den Autor

Nadja Weinzettl

Nadja Weinzettl

Digital Marketing Managerin bei Skilltree. Neben Marketing bezogenen Themen zählen Skill Management und Personalentwicklung zu ihren Interessen.

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