Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, sei es aufgrund eines Berufswechsels oder z.B. einer Pensionierung, ist eine Nachbesetzung in der Regel notwendig. Kosten und zeitintensives Recruiting sind die Folge. Wenn es sich um eine Schlüsselfunktion handelt, dann kann es auch zur Folge haben, das Arbeitsprozesse unterbrochen werden und Effizienz und Leistung einbüßen.
Damit solch Szenarien nicht überraschend und überrumpelnd auftreten, bedarf es eine Personalentwicklung die strategisches Nachfolgeplanung und -management einbezieht.
Definition von Nachfolgeplanung
Eine Nachfolgeplanung hat das Ziel, Schlüsselpositionen im Unternehmen zu besetzen bzw. diese stets besetzt zu wissen. Als Teil der Personalentwicklung, fällt es in der Regel in den Aufgabenbereich des Personalmanagements. In einigen Organisationen werden aber auch Führungskräfte in die das Nachfolgemanagement mit eingebunden.
Im Zuge der Personalentwicklung und in Kombination mit Talent Mangament, Skill Gap Analysen oder auch einem Karrieremanagement, besteht die Aufgabe der Nachfolgeplanung, passende Nachbesetzungen aufzubauen bzw. einzuplanen. Wenn dies im Zuge der Personalentwicklung nicht möglich ist, bedarf es eine passende Recruiting Strategie zu wählen.
Info Box: Schlüsselpositionen bzw. Schlüsselkräfte tragen eine zentrale Rolle in der Umsetzung und Erreichung von Unternehmenszielen. Sie sind oftmals Personen mit Verantwortungen über Handlungsbereiche, welche zur Gänze in der einen Person liegen; zB. die IT-Fachkraft, Führungskräfte oder Personen mit besonderem Fachwissen.
In größeren Unternehmen, also mit über 450 Mitarbeitenden, erfolgt die Nachfolgeplanung oftmals ausschließlich bei Führungspositionen, insbesondere des Top Managements. Rudimentäres Nachfolgemanagement befasst sich mit Listen an Potenziellen Nachfolgern und Nachfolgerinnen. Strategische Nachfolgeplanung umfasst angepasste und kontinuierliche Prozesse welches in der Regel in Kombination mit einem Skill Management verwaltet wird.
Gründe für eine Nachfolgeplanung
„Fast jedes zweite (49 Prozent) der mehr als 23.000 antwortenden Unternehmen kann offene Stellen längerfristig nicht besetzen, weil es keine passenden Arbeitskräfte findet.“
Das Finden einer passenden Arbeits- bzw. Fachkraft ist oftmals schwierig bis problematisch. Der Aufbau eines strategischen Nachfolgemanagement, welches sich primär auf die Weiterentwicklung und Ausbildung von Mitarbeitenden konzentriert, ist daher oftmals die gewählte Strategie von Unternehmen. Somit kann vermieden werden, teuer und zeitintensiv zu rekrutieren. Mitarbeitende welche durch Weiterentwicklung und Ausbildung aufgebaut werden, zeichnen sich auch durch ihren Unternehmenskulturellen Fit aus, da sie bereits mit dem Unternehmen vertraut sind.
Um jene aufgebauten Mitarbeitenden nicht zu verlieren, bedarf es diverse Maßnahmen, wie etwa Employer Branding Maßnahmen oder regelmäßige Mitarbeitergespräche, um Mitarbeitende nicht zu verlieren.
„Von den Unternehmen mit Stellenbesetzungsschwierigkeiten sucht nahezu jedes zweite (49 Prozent) nach Kandidaten mit dualer Berufsausbildung ohne Erfolg. Betrachtet man alle Unternehmen und nicht nur solche, die Stellenbesetzungsprobleme haben, entspricht dies 23 Prozent“
DIHK 2019 (Deutsch Industrie- und Handels Kammer)
Berufliche Qualifikationen, insbesondere Berufliche Ausbildungen, sind am Arbeitsmarkt besonderes gefragt und schwer zu rekrutieren. Die Talentidentifikation in Kombination mit einer Nachfolgeplanung und einem Talent Mangement kann dafür sorgen, dass qualifizierten Mitarbeitenden und Talenten besondere Aufmerksamkeit in der Personalentwicklung gezeigt wird. Darüber hinaus ergibt sich auch ein Wettbewerbsvorteil, wenn Unternehmen weniger auf teures Recruiting angewiesen sind da eigene Talente aufgebaut und gehalten werden.
Nachfolgemanagement Prozess
Nachfolgemanagement ist ein kontinuierlicher Prozess welcher im Zuge einer Personalentwicklungsstrategie, eingebunden gehört.
Nachfolgend wird ein beispielhafter und simpler Prozess eines Nachfolgemanagement aufgeschlüsselt.
Finden von Schlüsselpositionen
In dieser Phase werden Unternehmenspositionen und Rollen identifiziert, welche für die Erreichung des Unternehmensziel und dessen Erfolg unerlässlich sind. Oftmals handelt es sich auch um Positionen welche nur von einer oder wenigen Personen besetzt sind.
Finden von Single Point of Knowledge
Hierbei geht es darum, einzelne Kompetenzen zu finden, welche ausschließlich von einer Person im Unternehmen gemeistert werden. Wenn also jene Person das Unternehmen verlassen sollte, geht auch das Wissen oder die Kompetenz verloren.
Nachfolgeplanung kann demnach nicht nur mit Blick auf wesentliche Schlüsselpositionen aufgebaut werden, sondern auch mit Blick auf Schlüsselkompetenzen.
Stellenprofile erstellen
Stellenprofile bzw. Anforderungsprofile ermöglichen es Nachbesetzungen strukturierter zu planen. Insbesondere Skill Profile helfen bei der Nachbesetzung sowie der kontinuierlichen Laufbahnplanung.
Bedarfsanalyse
Welche Schlüsselkraft geht bald in Pension oder verlässt das Unternehmen aufgrund von Schwangerschaften, Karenz oder Elternzeit. Besteht die Gefahr durch Krankenstand, dass Schlüsselpositionen unbesetzt sind.
Nachfolgesuche und internes Recruiting
Basierend auf den zuvor definierten Anforderungen können mittels Soll/Ist-Analysen geeignete Mitarbeitenden intern gefunden werden, welche für eine Nachfolge in Frage kommen. Auch die Suche in einer internen Kompetenzdatenbank kann für die Nachfolgesuche genützt werden. Hierfür bedarf es eine Skill Management Lösung die dies unterstützt. Interne Recruiting Maßnahmen wie etwa interne Ausschreibungen können ebenso genützt werden.
Schulung und Weiterbildung
Wenn ein passender Mitarbeiter bzw. eine passende Mitarbeiterin gefunden wurde, bedarf es Schulungs- sowie Weiterbildungsmaßnahmen zu setzen. Wir sehen es auch als wichtig an, dass mit dem potenziellen Nachfolger/der potenziellen Nachfolgerin über die Vorhaben des Unternehmens gesprochen wird. Also kommuniziert wird, dass der Person neue Perspektiven im Unternehmen geboten und gefördert werden. Erst mit dem Konsens der Mitarbeitenden kann solch eine Ambition erfolgreich umgesetzt werden.
Externes Recruiting
Wenn keine passende Nachfolge intern gefunden werden kann, dann bedarf es eines klassischen Recruitings.
So clever geht Nachfolgeplanung:
Schau dir an wie einfach es mit Skilltree geht.
Trends in der Nachfolgeplanung
Ein beobachtbarer Trend in der Nachfolgeplanung, ist im Umgang mit Mitarbeitenden zu sehen. So werden Mitarbeitende immer mehr in die Nachfolgeplanung eingebunden, um unter anderem in Mitarbeitergesprächen nach deren Zielen und Karrierevorstellungen zu fragen.
Im Sinne von New Work werden Mitarbeitende nach ihren eigenen Vorstellungen und Erwartungen bezüglich Arbeit gefragt und die Sinn-Frage thematisiert. Denn erst intrinsisch motivierte und überzeugte Mitarbeitende sind langfristig verlässliche und erfolgreiche Nachfolger und Nachfolgerinnen.
