Skill Matrix in Excel

von Aug 17, 2021Human Ressource, Skill Management Software

Lesedauer: 2min

Skill Matrix in Excel erstellen

Die Skill Matrix ist ein wertvolles Werkzeug um die Qualifikationen von Mitarbeitern innerhalb der Organisation oder Abteilung anzuzeigen. Sie hilft eine Übersicht über vorhandene und fehlende Fähigkeiten zu erhalten und somit zukunftsfähige Entscheidungen treffen zu können. Bei erstmaligem Einstieg in das Skill Management setzen Organisationen oft auf Excel um ihre persönliche Skill Matrix zu erstellen. In diesem Artikel zeigen wir was eine Skill Matrix ist, wie eine Skill Matrix in Excel aufgebaut ist und wir erklären weshalb Excel ein guter Start, aber keine langfristige Lösung für Skill Management darstellt.

Was ist eine Skill Matrix

Im Grunde ist die Skill-Matrix ein Werkzeug zur Visualisierung von benötigten und verfügbaren Fähigkeiten innerhalb einer Organisation, eines Teams oder einer Einzelperson. Es hilft zu bewerten wie gut eine Person mit den gegebenen Fähigkeiten für einen Job qualifiziert oder wie gut ein Team für eine neue Herausforderung gerüstet ist. Aus diesem Grund wird sie manchmal auch als Kompetenzmatrix bezeichnet, einfach weil sie die Kompetenz einer Person oder eines Teams angibt. Dies macht sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug für jeden datengestützten HR-Experten.

Wie ist eine Skill Matrix aufgebaut

Es gibt keine allgemeingültigen Vorgaben bezüglich der Komplexität einer Skill Matrix. Beim Erstellen einer Skill Matrix haben verschiedene Firmen unterschiedliche Ansätze, einige Firmen können einen sehr einfachen (binären) Ansatz verfolgen, während andere Firmen einen sehr detaillierten (360° Fähigkeitsanalyse) Ansatz haben. Was auch immer der Ansatz ist, am Ende der Erstellung der Skill Matrix wird eine ganzheitliche Sicht auf die verfügbaren und die zurückgebliebenen Fähigkeiten möglich. Sie ist auch deutlich von einer Kompetenz-Matrix abzugrenzen. Der Unterschied zur Kompetenzmatrix liegt darin, dass in der Skill Matrix ausschließlich Fähigkeiten betrachtet werden und Fachwissen sowie Verhalten außen vor gelassen wird.

Hier stellen wir 3 mögliche Systeme vor, um eine Skill Matrix aufzubauen:

    • Binäres System
      In diesem System werden die Fertigkeiten mit nur zwei Kriterien bewertet. (qualifiziert/nicht qualifiziert)
          
    • Skill-Will Matrix
      Diese Matrix ist in vier Quadranten unterteilt. Je nach Kombination aus Fähigkeit und Bereitschaft, eine Aufgabe zu erfüllen, werden Individuen einem der Quadranten der Matrix zugeordnet. 
           
    • 360° Fähigkeitsanalyse:
      In diesem System erfolgt die Bewertung auf einer Skala von 10, 100, 360 Grad. Unter 360 Grad versteht man eine Bewertung durch alle beteiligten Instanzen einer Organisation – vom Abteilungsleiter bis zum Peer-review der Mitarbeiter.

Skill Matrix in Excel

Wir wissen jetzt, dass man je nach Bedarf detaillierte und informationsreiche Skill Matrizen erstellen kann. Deshalb klären wir nun warum Excel für den Einstieg ins Skillmanagement ein zu Recht beliebtes Werkzeug für Skill Matrizen ist und warum man langfristig gesehen doch lieber überlegen sollte auf eigens dafür entwickelte Skill Management Software umzusteigen.

Wie baut man eine Skill Matrix mit Excel?

Wenn man sich als Organisation dafür entscheidet mit Excel zu starten könnte man folgende 4 Schritte durchlaufen:

1. Identifiziere benötigte Skills
Je nach Unternehmen und Branche sind unterschiedliche Skills relevant. Technische Organisationen müssen nicht 1:1 die gleichen Skills wie Bekleidungshersteller haben oder die Gastronomie.

2. Erstelle ein Bewertungssystem
Ein Bewertungssystem soll dazu dienen Mitarbeiter bewerten und anschließend in den geeigneten Bereichen der Organisation einsetzen zu können. Ein Beispiel für ein System wären folgende Kategorien: Lehrlinge, fertig Ausgebildete, Meister. 

3. Identifiziere die Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter für jeden Skill
Finde heraus welche MitarbeiterInnen welche Skills haben und wie gut sie diese Skills ausführen. Wenn alle Kompetenzen von Mitarbeitern identifiziert wurden, können sie so miteinander verglichen werden und effizient im Unternehmen eingesetzt werden.

4. Daten visualisieren und analysieren
Durch die Visualisierung und anschließende Analyse werden wertvolle Informationen gewonnen die zum Erreichen der Unternehmensziele verwendet werden können. Denn Fragen wie: Wer soll als neuer Team Leader eingesetzt werden? Basierend auf den Daten, für welche Fähigkeit sollte eine Schulung organisiert werden? Sollte die Schulung für ein gesamtes Team oder einzelne Personen angeboten werden? Wo setzt man welche Ressourcen am effizientesten ein? können durch die Ergebnisse datengestützt beantwortet werden.


Vorteile von Excel

Microsoft Excel ist seit den 1980ern am Markt und heute für Organisationen nicht mehr wegzudenken. Die Vielseitigkeit der Softwarelösung lässt Buchhalter, Marketer aber eben auch Personalmanager sehr profitieren. Daher ergeben sich durch das Erstellen einer Skill Matrix in Excel folgende Vorteile für Skill Management-Einsteigern:

    • Die Software gehört in den meisten Organisationen zur Grundausstattung und somit keine Zusatzkosten für eine neue Software anfallen.
       
    • Man findet im Internet haufenweise Skill Matrizen Vorlagen für Excel die man ohne viel Zeitaufwand für seine Bedürfnisse anpassen und sofort nutzen kann.

       

    • Die Software bietet einfache Analyse tools um die gewonnen Informationen zu veranschaulichen und beispielsweise in die Budgetplanung miteinzubeziehen.

Warum eine Excel – Skill Matrix auf lange Sicht nicht vorteilhaft ist

Wenn es darum geht Skill Management auf das nächste Level zu bringen wird eine Skill Matrix in Excel nicht mehr reichen, weil:

    • Wenn es darum geht die Skill Matrix aktuell zu halten und die Organisation womöglich wächste, immer mehr Mitarbeiter aufgenommen werden und neue Fähigkeiten dazu kommen, kann seine Excel Skill Matrix schnell unübersichtlich werden.
       
    • Auch wenn für gewisse Fähigkeiten Zertifikate notwendig sind, ist es bei Excel nicht möglich dieses hochzuladen und bei dem Skill zu hinterlegen. Hier wäre auch eine Schnittstelle zu anderen Personalmanagement Softwarelösungen nötig.

       

    • In Excel gibt es keine Berechtigungssysteme, weshalb eine Abhängigkeit von der Verwaltenden Person gegeben ist. Dies macht auch eine Selbstverwaltung mit Excel nicht einfach realisierbar.

       

    • Die Darstellung von Abhängigkeiten, Kompetenzen und Voraussetzungen zu anderen Skills ist nur schwer bis gar nicht umsetzbar.

Zusammengefasst kann man sagen, dass eine Skill Matrix ein wertvolles Werkzeug zum Visualisieren und Analysieren der Fähigkeiten von einzelnen MitarbeiterInnen einer Organisation sind. Je nach Größe und Bedarf an Informationen der Organisation sind unterschiedliche Skill Management Lösungen vorteilhaft. Allgemein ist Excel sehr nützlich um Fuß im Skill Management zu fassen, doch umso komplexer die gewünschten Informationen aus der Skill Matrix, umso eher sollte eine Skill Management Software in Erwägung gezogen werden.

Wenn es noch weitere Fragen oder Anregungen gibt, kontaktiere uns bitte auf https://skilltree.at/kontakt/

Quellen:

Microsoft. https://www.microsoft.com/de-at/microsoft-365/excel. Aufgerufen: 2021

Über den Autor

Nadja Weinzettl

Nadja Weinzettl

Business Development Intern bei skilltree.

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