Wenn Organisationen bereit sind mit dem Skill Management zu starten gibt es die Möglichkeiten selbst eine Übersicht zu schaffen, indem eine Excel Vorlage verwendet wird. Einen nachhaltigeren Ansatz stellen professionelle Skill Management Systeme dar. Sie sind flexibler, beinhalten mehr Informationen und effizienter auf lange Sicht. Deshalb stellen wir euch in diesem Beitrag professionelle Skill Management System in den folgenden fünf Absätzen vor.
Was ist ein professionelles Skill Management System
In der Praxis werden professionelle Skill Management Systeme digital in Softwarelösungen realisiert. Sie haben die Hauptaufgabe Wissen über Mitarbeitende zu strukturieren und zu verwalten. Diese Informationen aller Mintarbeitenden stehen im Zusammenhang mit den am Arbeitsplatz erforderlichen Kompetenzen und Fähigkeiten. Für jeden einzelnen Mitarbeitenden werden vorhandene und in der Organisation notwendige Kompetenzen und Erfahrungen gesammelt und in einem Qualifikationsprofil eingetragen. Dadurch werden Kompetenzen sichtbar gemacht und sind bereit zum weiteren Managen.
Kurz gesagt: Ein Skill Management System macht alle für die Organisation relevanten Kompetenzen in einer digitalen Lösung sichtbar.
Haupteinsatzgebiete
Ein professionelles Skill Management System ist dafür ausgelegt, mehreren Unternehmensbereichen unter die Arme zu greifen. Je nach Branche sind unterschiedliche Einsatzgebiete im Fokus aber grundsätzlich liegen die Haupteinsatzgebiete in folgenden Bereichen:
- Personalentwicklung. Durch regelmäßig verwaltete Skill Management Systeme ist es möglich zu sehen, wo Weiterbildungsbedarf besteht, Zertifikate erneuert werden müssen oder gar Überqualifizierung vorhanden ist. Es können Strategien entwickelt werden, um diesen Problemen entgegenzuwirken.
- Expertensuche. Es können Experten und Expertinnen anhand von bestimmten Kompetenzmerkmalen einfach gesucht und gefunden werden.
- Personalbeschaffung. Durch die Qualifikationsprofile aller Mitarbeitenden ist es leichter potenzielle Kandidaten für eine offene Jobausschreibung zu finden. Dadurch können Zeitintensive Bewerbungsverfahren kürzer gehalten oder gar komplett vermieden werden. Außerdem können die offenen Stellen mit bereits in der Organisation tätigen Mitarbeitenden nachbesetzt werden wodurch das Betriebsklima gestärkt werden kann.
- Projektmanagement. Jedes Projekt erfordert ein Projektteam welche sich durch verschiedene Qualifikationen ergänzen. Es können diese Teammitglieder anhand bestimmter Fähigkeiten zusammengesucht werden und so die idealen Teams zusammengestellte werden.
Grundsätzlicher Aufbau
Professionelle Skill Management Systeme sind digitale Lösungen, welche entweder eine individuelle Softwarelösung darstellt oder ein modular fertigbares System wo einzelne Prozesse angepasst werden können. Doch es gibt Komponenten und Funktionen, welche grundlegend in den Skill Management Softwaretools zu finden sein sollten:
- Kompetenzkatalog
- Möglichkeit zur Erfassung der Fähigkeiten
- Qualifikationsprofile von Mitarbeitenden
- Vergleichsmöglichkeit von Qualifikationsprofilen von Mitarbeitenden
- Fähigkeiten Suche
Betriebswirtschaftliche Auswirkungen und Risiken
Die Anschaffung eines Skill Management Systems wirkt sich auf mehrere Bereiche einer Organisation aus. Deshalb muss das System ausreichend recherchiert und der Kauf gut überlegt und geplant werden, da es im Idealfall einen langfristigen Nutzen für eine Organisation bieten sollte.
Betriebswirtschaftliche Auswirkungen
Die Einführung eines Skill Management Systems ist mit Kosten und Zeitaufwand verbunden. Hier muss abgewogen werden, ob ein in Aussicht stehenden System eine Verbesserung in der Organisation erwirken kann oder ob sich sogar Nachteile in Form von Mehrkosten und ineffizienteren Prozessstrukturen zeigen könnten. Die Einsparungspotentiale, die Kosten, welche anfallen könnten, falls das Skill Management System nicht implementiert wird sowie die Kosten jeder Position welche für das System anfallen sollten genau aufgeschlüsselt werden.
Risiken
Wie mit jeder anderen digitalen Lösung für die Buchhaltung oder das Marketing gibt es auch Risiken, nach der Implementierung eines Skill Management Systems auftreten können. Bezüglich der Wahrung der Chancengleichheit kann diskutiert werden, ob sie durch die Transparenz verloren geht oder weiterhin vorhanden bleibt. Bei der Dateneingabe können Fehler passieren und somit die Beurteilungen einzelner Mitarbeitenden verfälschen. Hier ist auch zu hinterfragen, ob dem System immer blind vertraut werden soll. Auch bezüglich der Datensicherheit müssen Vorkehrungen getroffen werden. Ein weiteres Risiko ist die Aktualität der Daten. Wenn kein regelmäßiges Erfassen der aktuellen Fähigkeiten erfolgt, können falsche Impressionen über Mitarbeitende entstehen.
