Skill Management bzw. Kompetenzmanagement bringt in vielen Unternehmen nicht immer den erwarteten Erfolg. Oftmals scheitert ein erfolgreiches Skill Management aufgrund der gleichen Probleme. So können zum Beispiel wider Erwarten, keine Weiterbildungsmaßnahmen getroffen werden oder versteckte Mitarbeiterstärken bleiben unentdeckt. Das kann zum Beispiel an einer schlechten und veralteten Datenqualität an Kompetenzdaten liegen oder auch auf eine fehlende Struktur bzw. Überblick der Kompetenzen zurückgeführt werden. Wir haben 5 Tipps für erfolgreiches Skill Management gesammelt, welche schnell umsetzbar sind und bereits oftmals zu einer sichtbaren Verbesserung geführt haben.
Erfahrungswert #1: Voraussetzungen genau definieren
Häufig passieren Fehler, beim Erstellen des Kompetenzkatalogs, welche meist erst wesentlich später zum Tragen kommen. So passiert es Unternehmen immer wieder, dass sie Voraussetzungen für den Erwerb einer gewissen Kompetenz bzw. Fähigkeit nicht präzise genug definieren. Jede/r ist dazu verleitet, Kompetenzen bzw. Fähigkeiten subjektiv zu bewerten. Entweder versucht man Kompetenzen entsprechend seiner eigenen Fähigkeiten zu bemessen und zu bewerten oder man stellt sich gewisse Personen gedanklich vor, welche diese Kompetenz zugemutet wird. Um objektiv Kompetenzen zu bewerten, benötigt es klar definierte Voraussetzungen für Fähigkeiten, welche im Idealfall messbar und vergleichbar sind.
Dies mag zwar sehr simple und logisch klingen, aber dennoch finden sich in vielen Organisationen, Kompetenzkataloge, welche keiner klaren Definition von Fähigkeiten folgen. Folglich fällt es Unternehmen schwer, einen Soll-ist Vergleich von Kompetenzen durchzuführen. Schlüsselkompetenzen bzw. ein Single-Point-Of-Knowledge kann nicht eruiert werden und Unternehmen laufen Gefahr, keine zielführende Nachfolgeplanung vorzunehmen.
Kompetenzen sollen unserer Erfahrung nach, einen eindeutig verständlichen Titel besitzen. Dieser hilft, die Kompetenz einer Kategorie bzw. einer Organisationseinheit, zuzuordnen. Darüber hinaus benötigt es eine klare Definition und messbare Voraussetzungen für eine Kompetenz. Im besten Fall können Kompetenzen miteinander verknüpft werden, um so klare Voraussetzungen für Kompetenzen zu schaffen.
Erfahrungswert #2: Ein Mitarbeitergespräch ist zu wenig für erfolgreiches Skill Management
Nachdem es im Interesse einer jeden Organisation sein sollte, dass Mitarbeitende ihr Wissen und ihre Erfahrungen vermehren, sollte dies auch dementsprechend betreut werden. Mitarbeitergespräche werden in vielen Unternehmen dafür genützt, um Fremdbild und Selbstbild der Kompetenzen gegenüber zu stellen. Ziele von Mitarbeitenden werden besprochen sowie vereinbart. Im besten Fall werden Interessen und Stärken von Mitarbeitenden erfasst, um sie später in der Arbeit zu berücksichtigen.
Mitarbeitergespräche geben Unternehmen eine gute Möglichkeit, Mitarbeitenden auf deren Entwicklungsweg zu begleiten. Als Unternehmen bekommt man einen Einblick in die Entwicklungsfortschritte eines jeden Mitarbeiters. Zusätzlich sollte Mitarbeitenden auch die Möglichkeit gegeben werden sich aktiv an ihrer eigenen Entwicklung zu beteiligen – Employer Engagement in der Karriereentwicklung. Außerdem zeigt man als Unternehmen, dass einem die Entwicklung der Mitarbeitenden, wichtig ist und man demnach auch bereit ist, Zeit zu investieren.
Erfahrungswert #3: Kompetenzkatalog „Bottom-Up“ erstellen
Beim Erstellen eines internen Kompetenzkatalogs kann man als Unternehmen vieles falsch machen. Oft zeigen sich Fehler erst viel zu spät und ein Beheben des Problems ist oftmals mit sehr viel Aufwand verbunden und wird daher erst gar nicht behoben. Eine Herausforderung, auf welche wir immer wieder gestoßen sind, war das Erfassen der Kompetenzen in einer Organisation. Wie bekommt man alle Erfragungen, Fähigkeiten oder Wissen in einem System erfasst.
Unserer Erfahrung nach, benötigt es zuerst eine Grundstruktur. Ein Grundgerüst an Kompetenzkategorien welches Wissen, Erfahrungen oder Fähigkeiten verständlich unterteilt und strukturiert. Zum Beispiel in technische, administrative und kommunikative Fähigkeiten. Unterkategorien können dabei helfen, große Kategorien in kleinere zu unterteilen. Ein Beispiel dafür wäre, wenn die Kategorie technische Kompetenzen in Programmieren, Hardware, usw., unterteilt ist. Anschließend sollten den unterschiedlichen Kategorien, einzelne Kompetenzen hinzugefügt werden. Diese einzelnen Kompetenzen dienen als Beispiel und tragen zum Verständnis der allgemeinen Struktur bei.
Sobald diese Grundstruktur an Kompetenzkategorien besteht und erste Beispiel Kompetenzen eingetragen sind, fängt der „Bottom-Up“ Ansatz an. Hierbei haben wir die Erfahrung gemacht, dass Mitarbeitende sehr gut dazu beitragen können, den Kompetenzkatalog zu gestalten. Durch Vorschläge und Mitwirken einzelner Mitarbeiter unterschiedlicher Organisationseinheiten, kann so ein repräsentativer Kompetenzkatalog ausgestaltet werden.
Erfahrungswert #4: Anfangs wenig Kompetenzen erfassen
Ein Unternehmen wächst mit den Kompetenzen und Erfahrungen seiner Mitarbeitenden. Ein erfolgreiches Skill Management soll genau das möglich machen.
Beim Erstellen eines Kompetenzkatalogs, scheint es intuitiv zu sein, erstmals so viele Kompetenzen wie möglich zu erfassen.
Unserer Erfahrung nach, ist es ratsam, anfangs bewusst weniger Kompetenzen zu erfassen und dies dafür klar zu definieren und strukturieren. Jedes Unternehmen strukturiert seine Kompetenzen anders, da auch jedes Unternehmen individuelle Erfahrungen und Wissen gesammelt hat. Daher raten wir am Anfang mehr auf Qualität als auf Quantität zu setzen. Sobald eine klare Definition von Kompetenzen gefunden ist und eine Struktur der Kompetenzen festgelegt wurde, kann der Kompetenzkatalog gefüllt werden. Wie bereits im Erfahrungswert #3 erwähnt, ist es hierbei ratsam, einen „Bottom-Up“ Ansatz zu verfolgen. So kann ein repräsentativer Datensatz aufgebaut werden und eventuell unbekannte Fähigkeiten können erfasst werden.
Erfahrungswert #5: Ein System verwenden und nein, Excel ist kein System
Unser 5ter und letzter Erfahrungswert, bezieht sich auf die technische Unterstützung von Skill Management. Hier haben wir die Erfahrung gemacht, dass es ratsam ist, ein System zu verwenden, was zur Lösung von Skill Managment entwickelt wurde.
Nein, Excel ist keine praktikable Lösung. Oftmals führt eine Lösung mittels Excel dazu, dass Kompetenzen nicht aktuell gehalten werden, Mitarbeitende nicht akkurat repräsentiert sind und Informationen verloren gehen. Darüber hinaus führt eine Excel basierte Lösung oftmals zu einem unnötig komplexen und zeitintensiven Aufwand.
Erfolgreiches Skill Management sollte das Ziel verfolgen einen genauen und aktuellen Datensatz an Mitarbeiterkompetenzen zu bekommen. Dieser sollte wiederum unterschiedliche Personalentwicklungsmaßnahmen ermöglichen. Skill Management Lösungen auf Excel Basis haben sich in der Vergangenheit oftmals als unverlässlich und ungenau erwiesen. Ab einer gewissen Unternehmensgröße und Struktur, oft bereits ab 30 Mitarbeitenden, bedarf es eigens designte Skill Management Lösungen welche gewisse Prozesse abbilden und verwalten lässt.
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