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Die Fähigkeiten sowie Erfahrungen von Mitarbeitenden können und oftmals sollen sich über längeren Zeitraum verändern. Interne Weiterbildungsmaßnahmen, neue Erfahrungswerte sowie externe Ausbildungen sind nur wenige Beispiele für Gründe, wieso sich die Qualifikation von Mitarbeitenden verändern kann. Daher ist der Einsatz einer Skill Gap Analyse ratsam, um Veränderungen und daraus resultierende Lücken rechtzeitig zu erkennen.

Um Entwicklungsschritte bzw. etwaige Qualifikationslücken aufzuzeigen, bedarf es einen Vergleich von Soll- und Ist Kompetenzen, also den Kompetenzlücken.

Definition Soll-Ist Vergleich / Skill Gap Analyse

Der Soll-Ist Vergleich, auch Skill Gap Analyse oder Kompetenzlückenanalyse genannt, ist ein in der HR angewandte Analyse um Qualifikationslücken von Mitarbeitenden zu eruieren.

Solch eine Skill Gap Analyse ist ein essenzieller Bestandteil einer strategischen Personalentwicklung. Aufgezeigte Kompetenzlücken können so etwa in Weiterbildungsmaßnahmen oder Karrieremanagement-Maßnahmen abgeleitet werden.

Die Bedeutungen der Begriffe Skill Matrix und Skill Gap Analyse werden oftmals miteinander vermischt. Eine Skill Matrix stellt in der Regel lediglich den Ist-Zustand der Qualifikationen von Mitarbeitenden dar. Diese werden tabellarisch dargestellt. Wenn eine Skill Matrix den Daten gegenübergestellt wird, die die benötigten Qualifikationen von Mitarbeitenden widerspiegeln oder haben möchte, spricht man von einer Skill Gap Analyse.

Anwendung für eine Skill Gap Analyse

  • Nachfolgeplanung: Um herauszufinden welche Mitarbeitende das Potenzial haben, eine Nachfolge für eine Schlüsselposition zu werden, bedarf es ein Kompetenzen Vergleichs.
  • Karrieremanagement: Ein Assessment der Skill-Qualifikationen der Mitarbeitenden ist notwendig, um ein Karrieremanagement zu führen. Ein Soll-Ist Vergleich kann mitarbeitenden aufzeigen, welche Entwicklung noch notwendig ist, um sich für neue Firmenpositionen zu qualifizieren.
  • Schulungen und Weiterbildungen: Die Soll-Ist Analyse gibt Einblicke in den Schulungs- und Weiterbildungsbedarf im Unternehmen. Um kosteneffizient und strukturiert arbeiten zu können, helfen Filterfunktionen nach Abteilungen oder Standorten. So gibt es die Möglichkeit den Bedarf nach Trainings genau zu ermitteln.
  • Optimierung von Stellenprofilen: Die mit der Skill Gap Analyse gefundenen Qualifikationslücken können in der Erstellung neuer Stellenprofile verwendet werden. Damit können bei zukünftigen Nachbesetzungen eben jene Kompetenzlücken kompensiert werden.
  • Strategisches Talentmanagement: Umfangreiche Skill Gap Analysen ermöglichen es, einzelne Teammitglieder sowie Mitarbeitende einer Abteilungen miteinander zu vergleichen. Somit kann man einzelne Talente jener Organisationseinheiten einfach identifizieren und folglich fördern.
  • Projektmanagement: Um herauszufinden, welche Projektteammitglieder noch Wissens bzw. Erfahrungslücken haben, kann eine Kompetenzlückenanalyse angewendet werden. Somit können Projektteams basierend auf den Skill Anforderungen eines Projektes zusammengestellt bzw. gefördert werden.
  • Zertifizierungsanforderungen: Zertifikatmanagement erfordert den Abgleich von Soll-Ist Vergleichen.
  • Performance Vergleich: Welche Abteilung bzw. welche Führungskraft schafft es, sein Team in der Personalentwicklung erfolgreich zu unterstützen. Performance Vergleiche bezüglich Abteilungen und Teams werden ermöglicht.

Prozess eines Soll-Ist Vergleichs

Um einen Soll-Ist Vergleich vorzunehmen, bedarf es in der Regel diverse Aspekte, welche bedacht und implementiert werden. Im Folgenden werden einzelne Prozessschritte definiert, welche eine zielführende Skill Gap Analyse möglich machen.

1. Kompetenzen definieren

In einem ersten Schritt bedarf es die Definierung von Kompetenz und deren Abstufungen. Hierbei sollte ein Kompetenzkonzept angewandt werden, welche die Skills, Erfahrungen und das Wissen, welches in der Organisation vorhanden ist, bestmöglich erfasst. Beim Definieren der Kompetenzen sollte bereits berücksichtigt werden, welche Skills zukünftig von großer Bedeutung für das Unternehmen sein können; zB. aus strategischen oder operativen Gründen.

2. Soll Profile anlegen

In einem weiteren Schritt sollten Job Profile basierend auf den Skills definiert werden. Jene Soll-Anforderungen beschreiben die notwendige Qualifikation, welche ein Mitarbeiter / eine Mitarbeiterin für die Ausübung seiner/ihrer Arbeit benötigt.

3. Kompetenzdaten sammeln

Wenn Kompetenzen und Job Profile definiert wurden, müssen die Daten von den Mitarbeitenden erfasst werden. Hierbei kann zwischen drei unterschiedlichen Herangehensweisen unterschieden werden:

  • Fremdverwaltung. Führungskräfte oder insbesondere HR Manager/innen verwalten den Kompetenzdatensatz und evaluieren den Status von jedem einzelnem Mitarbeiter / jeder einzelnen Mitarbeiterin.
  • Self-Managed Systems. Mitarbeitende erhalten eigene Profile, welche sie selbstverwalten können. Somit entscheiden Mitarbeitende, ob sie eine Qualifikation besitzen oder nicht.
  • Hybrid-Ansatz. Sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte können den Kompetenzdatensatz einzelner verwalten. Evaluierungskonzepte wie etwa das Hochladen von Zertifikaten, kann genützt werden, damit Entscheidungen von Mitarbeitenden nachvollziehbar gemacht werden.

4. Wer soll Skill Gap Analysen machen dürfen?

Eine wichtige Frage, welche geklärt werden sollte, ist welche Mitarbeitende bzw. welche Organisationsrollen eine Skill Gap Analyse durchführen dürfen. In vielen Organisationen macht es Sinn, dass bereits Führungskräfte eine Skill Gap Analyse durchführen können. Einige Organisationen sehen wiederum die HR alleinig zuständig.

Softwarelösungen wie etwa Skilltree, erlauben es auch Mitarbeitende in einzelne Skill Gap Matrizen einzuladen. Somit kann für unterschiedliche Anlässe und Zielgruppen, einzelne Soll-Ist Matrizen erstellt werden. Mitarbeitende können dann die Berechtigung gegeben werden, entweder selber die Matrix zu editieren oder lediglich diese zu studieren.

5. Welche Parameter sollen verglichen werden.

Um mit einer Skill Gap Analyse aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen, muss festgelegt werden, nach welchen Paramenten analysiert wird. So können zum Beispiel Teammitglieder oder einzelne Mitarbeitende aus unterschiedlichen Departments miteinander verglichen werden. Ein Soll-Ist Vergleich kann sehr unterschiedlich und tiefgreifend vorgenommen werden. Wichtig ist zu wissen, was das Ziel der Kompetenzlückenanalyse ist und sicherzustellen das die technische Lösung diese Analyseformen unterstützt.

6. Handlungen setzen

Nachdem eine Skill Gap Analyse mit den festgelegten Parametern durchgenommen wurde, sollte Handlungen geplant werden. So können zB. Trainings verantlasst werden, welche die Qualifikationslücken schließen sollen. Für Handlungsvorschläge siehe Anwendungen weiter oben.

7. Neue Kompetenz ergänzen

Eine Soll-Ist Analyse kann auch dazu führen, dass neue bzw. fehlende Kompetenzen dem Kompetenzkaterlog ergänzt werden. Wenn sich herausstellt, dass der Kompetenzvergleich für gewisse Job Profile nicht klar genug abzeichnet, dann bedarf es oftmals zusätzliche Kompetenzen sowie Soll-Anforderungen.