Wir wissen jetzt, dass man je nach Bedarf detaillierte und informationsreiche Skill Matrizen erstellen kann. Deshalb zeigen wir jetzt, warum Excel für den Einstieg ins Skill Management ein zu Recht beliebtes Werkzeug ist und wie einfach es ist damit eine Skill Matrix zu kreieren. Auch die Limitationen von Skill Management in Excel werden zum Schluss aufgezeigt.
Warum Skill Management in Excel?
Microsoft Excel ist seit den 1980ern am Markt und heute für Organisationen nicht mehr wegzudenken. Die Vielseitigkeit der Softwarelösung lässt Buchhalter, Marketer aber eben auch Personalmanager sehr profitieren. Daher ergeben sich durch das Erstellen einer Skill Matrix in Excel folgende Vorteile für Skill Management-Einsteiger:
- Die Software gehört in den meisten Organisationen zur Grundausstattung und somit keine Zusatzkosten für eine neue Software anfallen.
- Man findet im Internet haufenweise Skill Matrizen Vorlagen für Excel die man ohne viel Zeitaufwand für seine Bedürfnisse anpassen und sofort nutzen kann.
- Die Software bietet einfache Analysetools um die gewonnen Informationen zu veranschaulichen und beispielsweise in die Budgetplanung miteinzubeziehen.
Die Skill Matrix in Excel
Wenn man sich als Organisation dafür entscheidet mit Excel zu starten könnte man folgende 4 Schritte durchlaufen:
1. Identifiziere benötigte Skills
Je nach Unternehmen und Branche sind unterschiedliche Skills relevant. Technische Organisationen müssen nicht 1:1 die gleichen Skills wie Bekleidungshersteller haben oder die Gastronomie.
2. Was soll in der Matrix abgebildet werden
Man sollte vor Beginn der Erstellung zuerst überlegen welche Mitarbeitenden in der Matrix enthalten sein sollen. Dabei könnte man eine Matrix für die gesamte Organisation, jede Abteilung oder einzelne Berufsgruppe erstellen.
3. Erstelle ein Bewertungssystem
Ein Bewertungssystem soll dazu dienen Mitarbeiter bewerten und anschließend in den geeigneten Bereichen der Organisation einsetzen zu können. Ein Beispiel für ein System wären folgende Kategorien: Lehrlinge, fertig Ausgebildete, Meister.
4. Eintragen der Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter für jeden Skill
Finde heraus, welche Mitarbeitenden welche Skills haben und wie gut sie diese Skills ausführen. Wenn alle Kompetenzen von Mitarbeitern identifiziert wurden, können sie so miteinander verglichen werden und effizient im Unternehmen eingesetzt werden.
5. Daten visualisieren und analysieren
Durch die Visualisierung und anschließende Analyse werden wertvolle Informationen gewonnen, die zum Erreichen der Unternehmensziele verwendet werden können. Denn Fragen wie: Wer soll als neuer Team Leader eingesetzt werden? Basierend auf den Daten, für welche Fähigkeit sollte eine Schulung organisiert werden? Sollte die Schulung für ein gesamtes Team oder einzelne Personen angeboten werden? Wo setzt man welche Ressourcen am effizientesten ein? können durch die Ergebnisse datengestützt beantwortet werden.
Limitationen einer Skill Matrix in Excel
Wenn es darum geht, Skill Management auf das nächste Level zu bringen wird eine Skill Matrix in Excel nicht mehr reichen, weil:
- Wenn immer mehr Mitarbeitende aufgenommen werden und neue Fähigkeiten dazu kommen, kann eine Excel Skill Matrix schnell unübersichtlich werden.
- Desto unübersichtlich desto schwieriger wird es die Matrix aktuell zu halten
- Falls für gewisse Fähigkeiten Zertifikate notwendig sind, ist es nicht möglich diese hochzuladen und zu hinterlegen. Hier wäre eine Schnittstelle zu anderen Personalmanagement Softwarelösungen nötig, welche auch nicht immer integrierbar ist.
- In Excel gibt es keine Berechtigungssysteme, weshalb eine Abhängigkeit von der Verwaltenden Person gegeben ist.
- Die Darstellung von Abhängigkeiten, Kompetenzen und Voraussetzungen zu anderen Skills ist nur schwer bis gar nicht umsetzbar.
Eine Alternative zu Skill Management in Excel stellen professionelle Skill Management Lösungen dar. Die Unterschiede dieser Systeme zu Excel findest du in unserem Beitrag zu Skill Management Systeme vs. Excel.
