Einige Organisationen starten mit ihrem Skill Management in Excel. Dies bringt Vorteile aber auch Nachteile mit sich. Um einen schnellen Start mit einer Skill Matrix in Excel zu unterstützen, haben wir hier eine Excel Vorlage zum Download bereitgestellt.
Jene Excel Matrix wird auch als Qualifikationsmatrix bezeichnet und kann für eine rudimentäre Skill Gap Analyse verwendet werden.
Bevor man sich als Unternehmen für eine Skill Management Lösung in Excel entscheidet, sollte man sich über die Vorteile und Nachteile dieser Entscheidung bewusst sein. Denn egal ob Skill Management in Excel oder in einer professionellen Softwarelösung, die Implementierung von Skill Management ist immer mit einer Investition verbunden.
Vorteile:
- Geringe Anfangskosten
- Verwenden von gratis Vorlagen
- Kompetenzdaten sind frei verwendbar
- Schneller Start
Nachteile
- Wird schnell unübersichtlich
- Schwer skalierbar
- Daten veralten schnell
- Umstieg zu professionellen Systemen später meist teuer oder nicht ohne Datenverlust möglich
- Zertifikate und verbundene Prozesse können nur schwer bis gar nicht hinterlegt werden
- Kein Berechtigungssystem
- Komplexere Kompetenzmodelle sind nicht möglich
Mehr Informationen zu Skill Management in Excel gibt es hier.
Gratis Excel Vorlage
Lade dir hier unsere Skill Matrix Vorlage in Excel herunter und starte Skill Management in deiner Organisation.
Wie funktioniert die Vorlage?
Die Vorlage besteht aus drei Registerkarten welche unterschiedliche Anforderungen des Skill Management abdecken.
- Roles Matrix
- Skills Matrix
- Gap Analysis
Roles Matrix
Hier werden die sogenannten Soll-Profile definiert. Somit werden den einzelnen Mitarbeiterrollen (Role Names) entsprechende Soll-Anforderungen an Kompetenzen zugewiesen. Eine Abstufung von 0 bis 4 wird hierbei vorgenommen.
Einzelne Kompetenzkategorien können erstellt werden. Sie unterteilen den Kompetenzkaterlog der Roles Matrix in einzelne Bereiche. Diese Gruppierung kann anhand von Themen, Expertise oder z.B. Fachbereich getroffen werden.
Skills Matrix
Diese Registerkarte bildet die Skill Matrix ab. Hier werden Mitarbeitende angelegt und deren Unternehmensrolle sowie Qualifikationen zugewiesen. Wieder werden Qualifikationen von 0 bis 4 abgestuft. Dessen Definition unterscheidet sich aber in der Skills Matrix Registerkarte wie folgt:
Durchschnittswerte werden für jede Person sowie für jede Kompetenz ermittelt. Hierbei muss man sich aber bewusst sein, dass diese Form der Bewertung sehr subjektiv ist, wenn kein Validierungsprozess erstellt wird. Es werden unter anderem Mitarbeitende verglichen, welche völlig unterschiedliche Qualifikationsanforderungen haben, wie zum Beispiel Programmierer mit Vertriebsmitarbeitenden.
Gap Analysis
In der Registerkarte Gap Analysis werden die aktuellen Qualifikationen der Mitarbeitenden und deren Soll Anforderungen der Firmenrolle miteinander verglichen. Eventuelle Lücken werden wie folgt beschrieben:
