Wenn das richtige Talentmanagement Strategie gefunden, eine Software zur Verwaltung implementiert und Mitarbeitende eingeschult wurden, geht es an die kontinuierliche Verwaltung. Wenn dies nicht erfolgt, kann das Skill Managementtool schnell seine Nützlichkeit verlieren, da die Inhalte unvollständig sind und einige auch fehlen können. In den nächsten Absätzen wird erklärt, wie Unvollständigkeit verhindert und wie regelmäßiges Erfassen von Kompetenzen in Kompetenzmanagementsystemen erfolgreich gemeistert werden kann.
Folgen von unregelmäßigem Erfassen
Wenn Kompetenzen und Fähigkeiten in Talentmanagement Systemen nicht up-to date gehalten werden können Nachteile für die Organisation entstehen. Wir haben für euch die größten möglichen Probleme in der folgenden Liste übersichtlich zusammengetragen:
- Der Überblick der Fähigkeiten im Unternehmen geht verloren. Ein Kompetenzmanagementsystem hat den Sinn alle essenziellen Fähigkeiten einer Organisation sichtbar zu machen. Dadurch können Wettbewerbsvorteile erzielt und die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden. Wenn die Fähigkeiten jedoch nicht regelmäßig verwaltet werden, geht der Überblick verloren. Dies kann Arbeitsausfälle, Unzufriedenheit, Ressourcenknappheit, falscher Einsatz von Ressourcen und finanzielle Risiken bedeuten.
- Talente werden falsch eingesetzt. Für bestimmte Tätigkeiten in Organisationen sind besondere Fähigkeiten und Know-How nötig, um sie erfolgreich und gefahrlos auszuführen. Wenn diese Informationen nicht erfasst werden, kann es dazu kommen, dass Mitarbeitende für Tätigkeiten eingesetzt werden, für die sie nicht qualifiziert sind. Dabei können finanzielle, materielle, psychische und physische Schäden entstehen, welche durch regelmäßiges Erfassen von Fähigkeiten vermeidbar wären.
- Mehrkosten entstehen. Wenn ein Mitarbeitender eine Kompetenz bereits besitzt, die in der Organisation benötigt wird, jedoch nicht im Talentmanagementsystem erfasst ist, kann sie auch nicht eingesetzt werden. Hier kann es sein, dass beschlossen wird einem anderen Mitarbeitenden eine Fortbildung oder Schulung zu ermöglichen, um eben diese Kompetenz zu erlernen. Dabei entstehen Kosten, welche eingespart werden könnten, wenn die Kompetenzen des ersten Mitarbeitenden bereits im Talentmanagementtool erfasst gewesen wären.
Alles auf einmal oder in kleinen Schritten?
Durch die eben genannten möglichen Folgen durch unregelmäßiges Erfassen von Kompetenzen wird deutlich, wie wichtig es ist, eine Kontinuität in die Verwaltung zu implementieren. Dabei sind die Weiterbildungsmaßnahmen, die Organisationskultur und die verfügbaren Kapazitäten ausschlaggebende Faktoren für die Wahl des Verwaltungsansatzes.
Monatlich. Dieser Ansatz ist für Organisationen mit großen Kapazitäten zur Verwaltung eines Kompetenzmanagementsystems sinnvoll, welche viele Weiterbildungen anbieten, stark wachsen und sich viel verändern, da ständig neue Kompetenzen hinzukommen. Dies ist meist bei mittleren bis große Unternehmen in schnelllebigen Branchen der Fall.
Vierteljährlich. Bei mittleren bis geringe Kapazitäten zur Verwaltung des Kompetenzmanagementsystems kann ein Update vierteljährlich erfolgen. Für Organisationen, welche sich nicht sehr stark verändern und bei denen Weiterbildungen angeboten werden ist das vierteljährliche Verwalten der Kompetenzen ein sinnvoller Ansatz.
Halbjährlich. Ein halbjährlicher Ansatz ist für Organisationen die geringe Kapazität für die Verwaltung zur Verfügung haben ein guter Ansatz.
Wir empfehlen den quartalsmäßigen Ansatz um regelmäßiges Erfassen von Kompetenzen zu realisieren. Wenn Organisationen kleiner sind bzw. nur wenige Weiterbildungen stattfinden oder wenig Mitarbeiterzuwachs besteht kann auch zumindest ein Halbjähriger Ansatz gewählt werden. Natürlich kann auch direkt nach dem Erwerb einer Kompetenz bzw. Erhalt eines Zertifikats in das Kompetenzmanagementlösung eingetragen werden, jedoch ist dieser Ansatz Aufwandsintensiver.
Wer ist für das regelmäßige Erfassen zuständig?
Je nachdem welches Kompetenzmanagementsystem eingesetzt wird und wie groß die Organisation ist, können ein oder mehrere Akteure für die regelmäßige Erfassen von Kompetenzen zuständig sein. Im Allgemeinen liegt die Verantwortung oft bei HR-Managern und HR-Managerinnen. Auch Abteilungsleitenden wird die Verwaltung über das Kompetenzmanagement der Mitarbeitenden ihrer Abteilung übertragen. In kleinen Organisationen können auch Führungskräfte dafür zuständig sein.
Bei hybriden Lösungen kann es auch sein, dass Mitarbeitende bis zu einem gewissen Teil selbst an der Verwaltung der Kompetenzen mitwirken. Hier können verschiedene Arten von Fähigkeiten, oft Softskills bzw. Skills, welche keine Zertifizierung verlangen oder essenziell zur Ausführung des Berufsbildes sind, frei angegeben werden. Für die Fähigkeiten, welche nicht einfach von Mitarbeitenden eingetragen werden, kann eine Validierungen durch Vorgesetzte erforderlich sein. Dadurch erfolgt das regelmäßige Erfassen von Kompetenzen durch mehrere Teilnehmer. So eine hybride Lösung stellt skilltree dar.
